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Les échanges de données informatisées (EDI)
Les EDI, qu'est-ce que c'est ?
Les échanges de données informatisées (EDI) font référence au partage de documents au format électronique d’un ordinateur à un autre. Il s’agit d’un système de communication permettant l’échange de documents commerciaux (un bon de commande par exemple) entre des entreprises partenaires, de manière dématérialisée et automatisée.
Fonctionnement et avantages des EDI
Les EDI sont un système automatisé, c’est-à-dire qu’aucune intervention humaine n’est requise pour assurer le partage des documents. Afin d’assurer que les ordinateurs de chacune des entreprises se comprennent, il est nécessaire que les documents échangés répondent à un format standard.
Il existe plusieurs formats standards en termes d’EDI et les principaux sont :
- ANSI X12 : principalement utilisé en Amérique du Nord
- EDIFACT : format utilisé à l’international
- TRADACOMS : format spécifique au Royaume-Uni
Ce schéma met en évidence, étape par étape, le rôle des EDI dans la conversion et la transmission des données entre les systèmes informatiques de différentes entreprises. La première étape consiste en la création du document qui est ensuite converti en un format EDI. Le document est ensuite transmis et traduit dans le format de son destinataire avant d’être traité par ses systèmes.
L’utilisation d’EDI présente de nombreux avantages :
- Gain de temps : les documents sont transférés automatiquement, ce qui permet aux collaborateurs de se focaliser sur d’autres tâches
- Réduction des coûts : les EDI mettent fin aux documents papiers, ce qui permet de réaliser des économies sur l’achat de papier ainsi que sur le traitement des documents
- Une productivité accrue : l’automatisation réduit les marges d’erreur lors de la création et de la transmission des documents
Comment intégrer un EDI ?
L’intégration d’un EDI requiert plusieurs étapes. La première étape consiste en l'analyse des besoins de l’entreprise.
L’analyse comprend l'identification des partenaires concernés, le type de documents à échanger et les formats standards souhaités.
La deuxième étape est la sélection du système d’EDI le plus adapté. Il faut choisir entre une solution SaaS ou hébergée, et configurer les règles métiers, profils partenaires, etc.
Enfin, après tests et validations, la solution peut être mise en production.
L’utilisation des EDI dans le domaine du transport de marchandises
1. Les EDI pour le transport
Les EDI sont largement utilisés dans le transport (maritime, terrestre, ferroviaire…). De nombreux leaders comme UPS, DHL ou FedEx les ont adoptés.
Principaux usages :
- Gestion des commandes (bons de commande complets)
- Gestion des stocks
- Suivi du transport
- Facturation et paiements
2. Le format EDIFACT
Le format EDIFACT est le plus utilisé à l’échelle mondiale pour structurer les échanges. Il repose sur une trame normalisée, garantissant l’interopérabilité.
Exemple : trame de livraison de deux colis de 100 kg avec photo et commentaire ("bien livré").
Segments typiques :
- UNA : caractères de service
- UNB : identifiants des parties
- UNH : début du message
- BGM, DTM : type, date
- CNI, GID, MEA : référence expédition, colis, poids
- FTX, DOC, AUT+Z01 : commentaire, pièce jointe, URL
- UNT, UNZ : fin du message
3. Le GTF et son format INOVERT
Le format INOVERT a été développé par le GTF pour le transport routier en France. Il standardise les échanges entre transporteurs.
- Communication unifiée entre les acteurs
- Automatisation des saisies et notifications
- Suivi en temps réel des flux et statuts
Messages clés :
- SCONTR : contrat de transport
- DISPOR : disponibilité marchandise
- REPORT : rapport d’exécution
Le TMS Toncarton, membre du GTF, intègre tous ces formats dans le module Expéditions.
- Nom, adresse, poids, références, codes-barres, statuts
- Réponses en EDI dans le langage du donneur d’ordre
Grâce à cela, les transporteurs gagnent en productivité et améliorent leur logistique globale.